Raus aus den 80ern – Der digitale Hilfeleistungsantrag

Unter dem Motto „Raus aus den 80er Jahren“ wird derzeit das Antragsverfahren für Amtshilfe digitalisiert. Vom ersten Antragsformular bis zur Billigung wird jeder Schritt digital. Der digitale Hilfeleistungsantrag spart nicht nur Zeit. 

Mit der Auflösung des sogenannten „Corona-Kontingents“ endete der bisher größte und längste Amtshilfeeinsatz der Bundeswehr. In den letzten zwei Jahren sind fast 10.000 Anträge auf Amtshilfe geprüft, gebilligt und durchgeführt worden – nur allein im Kampf gegen die Pandemie. Hinzu kamen weitere Einsätze wie bei der Flutkatastrophe in Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen oder die Aufnahme von Evakuierten aus Afghanistan.

Rückblickend auf diese Zeit zeigt sich, dass insbesondere das bisherige Antragsverfahren für Amtshilfe ein Nadelöhr darstellt. Waren es vor der Pandemie durchschnittlich 250 Anträge pro Jahr, zeigte sich durch den exorbitanten Anstieg auf das 20-fache Volumen sehr schnell die Notwendigkeit, das Antragsverfahren zu digitalisieren. 

So entstand im engen Schulterschluss der beiden „Schlüsselstellen“ Kommando Streitkräftebasis (KdoSKB) und Kommando Territoriale Aufgaben der Bundeswehr (KdoTerrAufgBw) die Idee, eine vollständig digitale Anwendung zu entwickeln Den digitalen Hilfeleistungsantrag. Angefangen bei der digitalen Antragserfassung auf der Ebene des zivilen Antragstellers über die Kreisverbindungs- beziehungsweise Bezirksverbindungskommandos bis hin zur Billigung. Diese erfolgt entweder durch den Nationalen Territorialen Befehlshaber (NatTerrBefhNationaler Territorialer Befehlshaber) oder den Kommandeur KdoTerrAufgBw, der im Auftrag des NatTerrBefhNationaler Territorialer Befehlshaber Kompetenzen im Rahmen der Pandemiebekämpfung wahrnahm.

Weiterdenken statt reine Digitalisierung

Im Frühjahr 2021 brachte das KdoTerrAufgBw den digitalen Hilfeleistungsantrag gemeinsam mit dem Zentrum Softwarekompetenz der Bundeswehr (ZSwKBw) auf den Weg. „Dabei sollten insgesamt 68 Anforderungen umgesetzt werden und so helfen, die gewünschte Beschleunigung zu erreichen“, erläutert der Projektkoordinator und Entwickler Hauptmann Matthias Schäcker. Denn neben der Überführung der bisher genutzten Antragsformulare sowie Planungs- und Genehmigungsdokumente in ihre digitalen Pendants, sollten an vielen Stellen auch die Vorzüge technologischer Innovationen Einzug erhalten. Der Entwickler Oberfeldwebel Nick Schroeder erklärt: „So sollte der gesamte Prüfungs- und Genehmigungsprozess auf einer Plattform abgebildet werden und bisher nötige Angaben in Form von Freitext durch digitale Eingabemasken und datenbankgestützte Verarbeitung ersetzt werden“. Auch die Planung der Hilfeleistungen sollte mit einer kartenunterstützten Oberfläche vereinfacht werden.

Die Entwicklung eines entsprechenden Prototyps wurde im Mai 2021 durch das Entwicklerteam des ZSwKBw aufgenommen. Hierzu stellte das ZSwKBw ein abteilungsübergreifendes Team aus SharePoint-, Web- und GISGeoinformationssystem-Entwicklern auf, das verstärkt durch einen sogenannten „SCRUM-Master“ die agile und kundennahe Entwicklung aufnahm (SCRUM ist eine Vorgehensweise des Projekt- und Produktmanagements, das häufig in der Softwareentwicklung genutzt wird.). „Vorteil des agilen Vorgehens ist die inkrementelle (aufeinander aufbauende) Erstellung, wodurch nach jedem der sogenannten „Sprints“, die wahlweise zwischen zwei bis vier Wochen andauern, bereits ein funktionstüchtiges Produkt vorliegt. Dadurch kann sich der Bedarfsträger in kurzen und regelmäßigen Abständen ein Bild von der Anwendung machen“, ist Hauptmann Dominik Röser, der SCRUM-Master des Teams, überzeugt.

Was im nächsten Sprint umgesetzt werden soll, wird durch Priorisierung der Anforderungen gemeinsam mit dem Product Owner, dem „Kunden“, festgelegt. Der Bedarfsträger kann die Ausrichtung der Entwicklung demnach maßgeblich beeinflussen und sicherstellen, dass nicht am konkreten Bedarf vorbei entwickelt wird.

Als Software wählten die Profis Microsoft SharePoint, eine in der Bundeswehr bereits weitverbreitete Dokumenten- und Kollaborationsplattform. Hauptmann Matthias Schäcker erläutert: „Dies hatte neben dem möglichen Rückgriff auf eine bereits vorhandene Dokumentenverwaltung auch mit der baldigen bundeswehrweiten Verfügbarkeit der Plattform zu tun. SharePoint wird vom ITInformationstechnik-Dienstleister der Bundeswehr, der BWI, an zentraler Stelle betrieben werden und so demnächst bundeswehrweit zur Verfügung stehen.“ Hauptmann Jost ergänzt: „Damit sollte der Betrieb der Anwendung auf stabilen und zukunftssicheren Füßen stehen.“ 

Probelauf zeigt deutlich Potential

Der Prototyp des digitalen Hilfeleistungsantrages war Anfang 2022 fertig und wurde dann gemeinsam mit dem Landeskommando Mecklenburg-Vorpommern getestet und anschließend weiter optimiert. „Bereits im Probelauf zeigte sich, dass Anträge bis zu 70 Prozent leichter und schneller bearbeitet werden können als vorher. Das bringt uns wertvolle Zeit, insbesondere, wenn sich Katastrophenlagen überschneiden wie im Juli 2021.“ erläutert Oberst i.G. Armin Schaus, Abteilungsleiter Einsatz im KdoTerrAufgBw.

Am Ende soll die Anwendung für den Einsatz bereitgestellt werden können. Beispielsweise in der Operationszentrale KdoTerrAufgBw, den Lagezentren der Landeskommandos und natürlich auf der Ebene der Kreisverbindungs- und Bezirksverbindungskommandos. Ziel ist es, Insellösungen und Excel-Listen zu ersetzen, und damit Effizienz sowie Stabilität zu verbessern – also schneller und moderner zu werden. Im nächsten Schritt ist geplant, für die zivilen Antragsteller eine WebApp zu implementieren. Hierzu wurden bereits erste konkrete Schritte eingeleitet. Nach und nach wird nun die optimierte Anwendung im Rahmen von Trainings bei den zukünftigen Anwendern eingeführt und die Sicherstellung einer langfristigen Nutzung angestrebt. Hieran wird zurzeit mit Hochdruck gearbeitet.

von Juliane  Thümmel  E-Mail schreiben