Arbeiten im Homeoffice: Chance und Herausforderung zugleich

Durch den COVID-19Coronavirus Disease 2019-Lockdown waren viele Mitarbeitende und Führungskräfte innerhalb kürzester Zeit gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Damit wurden die Vorbehalte vieler Arbeitsorganisationen und ihrer Führungskräfte gegenüber dem Homeoffice fast über Nacht über Bord geworfen und sogar ins Gegenteil verwandelt. Aktuelle Studien zeigen, dass viele Unternehmen auch weiterhin am Homeoffice festhalten wollen. Welche Chancen bieten das Homeoffice und eine virtuelle Zusammenarbeit? Welche Herausforderungen müssen beachtet werden, und welche Voraussetzungen braucht es?

Ein Beitrag von Prof. Sonja Sackmann, Professur für Arbeits- und Organisationspsychologie, Fakultät für Wirtschafts- und Organisationswissenschaften an der Universität der Bundeswehr München.

Noch bis zum März 2020 waren viele Unternehmen - und vor allem ihre Führungskräfte - gegenüber der Arbeit im Homeoffice äußerst skeptisch. So berichtete z.B. der Mitarbeiter eines großen multinationalen Konzerns mit Sitz in Deutschland, dass die Bewilligung des Antrags für einen Homeoffice-Tag bis zu drei Monaten dauerte, mehrere Seiten umfasste und eine Reihe von Auflagen erfüllt werden mussten, damit diese Möglichkeit überhaupt in Erwägung gezogen wurde. Mit dem COVID-19Coronavirus Disease 2019-Lockdown änderte sich dies schlagartig. Jetzt muss ausführlich und fundiert begründet werden, warum man zum Arbeiten ins Büro kommen will.

Mangelndes Vertrauen und Kontrollverlust

Nach einer aktuellen Studie können ca. 60 Prozent der abhängig Beschäftigten in Deutschland zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten. Ob Homeoffice überhaupt möglich ist, hängt natürlich von der Art der Tätigkeit und der Branche ab. Das Homeoffice-Potenzial wurde vor der Corona-Krise bei weitem nicht ausgeschöpft. Eine von uns vor Jahren durchgeführte Studie zur Einführung von Telearbeit bzw. eines Homeoffice-Tags pro Woche in einem Unternehmen zeigte, dass der geringe Anteil an Homeoffice-Bewilligungen vor allem am mangelnden Vertrauen der Führungskräfte in ihre Mitarbeitenden lag. Die Arbeit von zu Hause bedeutete für die Führungskräfte einen Kontrollverlust, da sie ja nicht direkt ihre Mitarbeitenden am Arbeitsplatz sahen, auf sie zugehen und ihren Arbeitsfortschritt überwachen konnten.

Gesteigerte Produktivität und längeres Arbeiten

Mit der Corona-Krise erlebte das Homeoffice einen enormen Boom. So arbeiteten laut einer Befragung des Berufsnetzwerks LinkedIn unter seinen Mitgliedern während des Lockdowns 67 Prozent in Deutschland von zuhause aus. Eine aktuelle Befragung des ifo-Instituts München ergab, dass 73 Prozent der fast 800 befragten Personalleiter aufgrund ihrer positiven Erfahrungen auch weiterhin auf Homeoffice setzen. Bei den Stellenausschreibungen zwischen März und Juni 2020 wurden in einer Studie mehr als eine Verdopplung der Homeoffice-Arbeitsstellen festgestellt. Im Gegensatz zu den früheren Vermutungen der Führungskräfte zeigen Studien, dass Mitarbeitende zu Hause zum Teil produktiver sind und auch länger arbeiten als im Büro. Arbeitszeitwege, Büroflächen, Reisekosten und zum Teil auch Arbeitsmaterial lassen sich einsparen. Straßen, Luft und öffentliche Verkehrsmittel werden weniger belastet, und bei qualifizierten Arbeitskräften kann die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten zum Wettbewerbsfaktor werden. Unsere Studie hatte gezeigt, dass Mitarbeitende, denen ein Tag-Homeoffice in der Woche gewährt wurde, dieses als einen Vertrauensvorschuss empfanden, den sie nicht enttäuschen wollten und daher entsprechend engagiert arbeiteten.

Fähigkeit zum Selbstmanagement

Damit diese positiven Effekte der Homeoffice-Arbeit auch genutzt werden können, sollten eine Reihe von Voraussetzungen berücksichtigt werden. Grundvoraussetzung ist eine gut funktionierende technische Infrastruktur, die den notwendigen Sicherheitsvorschriften genügt. Dies umfasst auch eine entsprechend zuverlässige Netzverbindung sowie die für die Arbeit notwendige Software. Es braucht natürlich auch Kenntnisse im Umgang mit diesen technischen Hilfsmitteln, in deren Nutzung sich viele Mitarbeitende – auch dank online vorhandener Lernvideos – schnell eingearbeitet haben. Zudem hat unsere Studie gezeigt, dass bei Mitarbeitenden mit Familie ein separates Arbeitszimmer für ein konzentriertes Arbeiten notwendig ist, was für viele Familien eine Herausforderung darstellen könnte. Das Arbeiten im Homeoffice erfordert auch die Fähigkeit des Selbstmanagements basierend auf Kenntnissen persönlicher Spezifika wie dem eigenen Biorhythmus und dessen Berücksichtigung bei der Arbeitsplanung – soweit dies arbeitstechnisch und im Familienverbund möglich ist.

Virtuelle Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen

Während die oben erwähnten Produktivitätszuwächse der Heimarbeit hauptsächlich bei unabhängigen Tätigkeiten ohne größeren Koordinationsbedarf beobachtet wurden, werden in der heutigen Homeoffice-Tätigkeit häufig Projekte bearbeitet, die eine virtuelle Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen erfordern. Virtuelle Zusammenarbeit bringt Vorteile wie auch Herausforderungen mit sich. Zu den Herausforderungen gehört, dass die technisch vermittelte Kommunikation ärmer ist, das heißt zum mitgeteilten Wort weniger Zusatzinformationen geliefert werden als bei der Kommunikation in Person. Damit erhöht sich das Potenzial an Missverständnissen. Dies bedeutet, dass bei asynchroner schriftlicher Kommunikation, beispielsweise über E-Mails, auch der Kontext von Aussagen spezifiziert und bei Unklarheiten nachgefragt werden sollte. Videokonferenzen, bei denen die Kommunikation synchron erfolgt, ermöglichen direktes Nachfragen bei Unklarheiten, und sie sind daher meist produktiver als das Hin- und Herschicken vieler E-Mails. Zudem erlaubt der Sichtkontakt auch auf nonverbale Signale zu reagieren. Neben dem Wegfall von Reisetätigkeit, die speziell bei geografisch verteilten Kollegen und Kolleginnen und Geld einspart, hat sich teils auch eine größere Disziplin bei Online-Meetings gezeigt. Allerdings sollte bei einem größeren Online-Meeting auf ein gutes Sitzungsmanagement geachtet werden. Hierzu gehören eine vorab verschickte Agenda, eine gute Moderation, bei der darauf geachtet wird, dass sich alle Beteiligten auch gleichermaßen äußern können, sowie eine gute Nachbereitung mit entsprechendem Protokoll.

Führung auf Distanz

Für Führungskräfte bedeutet Homeoffice eine Führung auf Distanz. Hierbei ist das Instrument Führen mit Zielen unabdingbar, bei dem der Fokus vom Input Arbeitszeit auf das erwartete Arbeitsergebnis verlagert wird. Damit ist im Prinzip egal, zu welcher Tages- oder Nachtzeit gearbeitet wird, solange die Mitarbeitenden das Arbeitsergebnis zeitgerecht abliefern. Hierfür braucht es sogenannte SMART-Ziele; die formulierten Arbeitsziele sollten folgende Charakteristika aufweisen: Sie sollten spezifisch sein, messbar, erreichbar (achievable), realistisch und ein Enddatum (timebound) beinhalten. Zudem sollten Führungskräfte beim Führen auf Distanz darauf achten, dass sie nur sinnvolle und notwendige Meetings einberufen, da Meetings zeitaufwändig sind und den Arbeitsfluss der Mitarbeitenden unterbrechen.

Rolle und Bedeutung des sozialen Austauschs

Zu den sinnvollen virtuellen Meetings kann beim Homeoffice auch ein informelles Meeting zum Mittagessen oder zum (freiwilligen) Austausch am Feierabend gehören. Letzteres wurde während des COVID-19Coronavirus Disease 2019-Lockdowns auch speziell von alleine wohnenden Mitarbeitenden initiiert, um neben ihrer Arbeit Möglichkeiten für einen sozialen Austausch zu haben. Die Rolle und Bedeutung des sozialen Austauschs, den eine Arbeit vor Ort ermöglicht, sind nicht zu vernachlässigen. So hat unsere Studie auch gezeigt, dass Mitarbeitende mit kleinen Kindern bei der oben erwähnten vorhandenen Infrastruktur gerne vom Angebot des Homeoffice Gebrauch machten. Singles wollten allerdings weiterhin lieber ins Büro gehen, da sie den sozialen Austausch vermissten. Daher lässt sich vermuten, dass trotz zunehmender Heimarbeit die Arbeit vor Ort beim Arbeitgeber – oder aber in Gemeinschaftsbüros – weiterhin ihre Berechtigung haben wird.