BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr wichtiger „Kämpfer“ gegen das Coronavirus

Die Beschaffung von medizinischem Material im Kampf gegen das Coronavirus ist derzeit eine zusätzliche und wichtige Aufgabe des BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr besorgen dringend benötigte Verbrauchsgüter für das Gesundheitssystem der Bundesrepublik und für die Bundeswehr.

Etwa 300 E-Mails gehen derzeit täglich bei der sogenannten Arbeitsgemeinschaft Beschaffung Persönliche Schutzausstattung (AGAktiengesellschaft Beschaffung PSAPersönliche Schutzausrüstung) im BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr ein. Im Verbund mit erfahrenen Juristen und Verwaltungsbeamtinnen und Beamten im Bereich „Einkauf“ (E2), den medizinisch-fachlichen Spezialisten der Gruppe „Unterstützung“ (U7) und der Zentralen Ansprechstelle Coronavirus (ZACvZentrale Ansprechstelle Coronavirus) werden Amtshilfeersuchen des Bundesgesundheitsministeriums sowie Bedarfe für die Bundeswehr bearbeitet; dazu werden unter anderem die vielfältigen Angebote aus aller Welt gesichtet und geprüft.

Neben verschiedensten Materialien von persönlicher Schutzausrüstung und medizinischem Gerät steht außerdem die Beschaffung von Desinfektionsmitteln und Medikamenten im Fokus. Marion Zekorn ist Direktorin beim BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr und bestätigt als eine der Verantwortlichen für den Bereich „Einkauf“, dass bereits hohe Mengen an Handdesinfektionsmitteln unter Vertrag sind. „Darüber hinaus konnten wir große Mengen an Einmalhandschuhen, OP-Masken, Einweg-Schutzbrillen, FFPfiltering face piece-2 Masken und viele weitere Produkte innerhalb kürzester Zeit unter Vertrag nehmen. Und das in einem unübersichtlichen, chaotischen Markt,“ fügt die Direktorin an.

Erste Anlaufstelle sind dabei die der Bundeswehr bereits bekannten Lieferanten und Vertragspartner, die mit den entsprechenden Materialien zu tun haben. Neben der weiteren Marktsichtung treffen viele Angebote auf verschiedensten Wegen beim Bundesamt ein. Alle Angebote werden hinsichtlich der fachlichen Qualität der Produkte sowie der vertraglichen Grundlagen geprüft und in der AGAktiengesellschaft Beschaffung PSAPersönliche Schutzausrüstung ausgewertet. „Nicht nur die Angebote, auch die Anbieter sind in diesem überhitzten Markt bisweilen skurril,“ so eine der Juristinnen, die hier temporär eingesetzt ist. „Weltweit gibt es derzeit keinen normalen Markt. Wir erhalten wöchentlich Hunderte von zum Teil dubiosen Initiativangeboten. Haarverlängerungsstudios bieten plötzlich Atemschutzmasken an. Da müssen wir zusätzlich die Seriosität des Anbieters prüfen“, beschreibt sie die derzeitige Lage.

Beschaffung für das Gesundheitssystem Deutschlands und die Bundeswehr

Neben dem Auftrag zur Beschaffung für den Bedarf der Bundeswehr sind vor allem die Anträge des Bundesgesundheitsministeriums mit sehr hohen Mengenanforderungen eine Herausforderung. Mehrere Amtshilfeersuchen des BMGBundesministerium für Gesundheit sind Grundlage für die Beschaffung von Material zum persönlichen Schutz. Seit Anfang März werden diese Forderungen mit Hochdruck im Verbund mit den Beschaffungsbehörden des Finanz- und des Innenministeriums bearbeitet.

Große Herausforderungen bereiten dabei die Lieferketten. Ein Großteil der benötigten Produkte wird in Fernost produziert. Von dort aus wird auf dem Luftweg nach Deutschland geliefert. Die Flüge sind derzeit ebenfalls knapp und teuer. Auf die Logistik des Liefernden kann nur sehr gering Einfluss genommen werden. Ausfälle oder Verspätungen von Lieferungen müssen ständig beobachtet werden, um den dringenden Bedarf ggf. mit Alternativen abdecken zu können.

Zustände wie an der Börse

„Gerade Schutzmasken werden derzeit fast wie wertvolle Rohstoffe an der Börse gehandelt“, so die Leitende Regierungdirektorin Eva-Christina Blum, eine der beiden Leiter der AGAktiengesellschaft Beschaffung.

Schwierig zu bearbeiten sind die häufig sehr kurzen Bindefristen, oft wird auch Vorkasse verlangt. „Angesichts unserer Verantwortung beim Umgang mit Steuergeldern können wir hier nur sehr eingeschränkt agieren“, so Blum weiter.

Qualität der Produkte

Nach Erstbewertung durch die Rechtsexperten werden die angebotenen Produkte, überwiegend produziert in China, fachlich bewertet. Zertifizierung und Nutzbarkeit für den deutschen Markt sind hier die bestimmenden Größen. Die zuständigen Fachleute sitzen im BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr in der Gruppe „Wehrpharmazie, Sanitätseinrichtungen und Sanitätsausstattungen“ und sind intensiv in alle Beschaffungen dieser Produkte eingebunden.

Oberstapotheker Dr. Ullrich Kindling ist verantwortlich für die Beschaffung von Arzneimitteln und Medizinprodukten für die Bundeswehr. „Wir beschaffen nicht nur Schutzausrüstungen und Fieberthermometer, sondern auch Beatmungs- und Röntgengeräte sowie Geräte für den Nachweis von Virusinfektionen für die Krankenhäuser der Bundeswehr“, so der 58-Jährige.

Oberfeldapotheker René Schliebener ist einer der Fachleute in diesem Bereich. „Die fachliche Bewertung für die Beschaffungen im Rahmen der Amtshilfeersuchen des Bundesgesundheitsministeriums liegt bei uns“, erklärt der Apotheker. Die hohe Anzahl an ausländischen Angeboten, die gerade eintreffen, sind eine besondere Herausforderung. Zusätzlich zur Corona-Beschaffung läuft sein Tagesgeschäft, die reguläre Nutzung der restlichen Sanitäts-Systeme in der Bundeswehr, weiter.

Nach fachtechnischer Prüfung geht es bei positivem Ausgang an die Vertragsgestaltung. Die Anbieter müssen ein konkretes Angebot abgeben. Nach dessen Eintreffen übernimmt die Gruppe E2 in Zusammenarbeit mit der AGAktiengesellschaft Beschaffung PSAPersönliche Schutzausrüstung den Vertragsabschluss. Knapp zwei Seiten umfasst das Vertragswerk, das für diese Krise auf ein Minimum reduziert wurde. Mit der Unterschrift der Vertragspartner entsteht ein gültiges Vertragsverhältnis.

Nach rechtlicher und fachtechnischer Prüfung kann es aber auch schiefgehen, Angebote kommen spät oder überhaupt nicht mehr. Auch hier gibt es vielfältige Gründe, beispielsweise die Zeitverschiebung. Bisweilen ist die Ware nicht mehr vorrätig oder ein anderer Interessent hat diese „blind“ gekauft. Passen dem Liefernden vielleicht die Konditionen nicht?

Beschleunigung des Vergabeverfahrens

So schnell wie möglich sollen die dringend benötigten Produkte beschafft werden und dann auch eintreffen. In der Coronakrise wurden aufgrund der Dringlichkeit schnell Ausnahmen im Vergaberecht festgelegt; damit konnten besondere Beschleunigungsmöglichkeiten genutzt werden. Ausschreibungen fallen weg, die direkte Abstimmung und die bilaterale Verhandlung der Vertragsbedingungen mit den Anbietern macht das Verfahren sehr schnell. Innerhalb kurzer Zeit konnten so allein durch das BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr fast 70 Verträge mit einem Gesamtwert von ca. 340 Millionen Euro geschlossen werden.

Nicht jeder Liefernde schickt den unterschriebenen Vertrag zurück nach Koblenz. Auch hier müssen sich die Beschäftigten des BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr manchmal in Geduld üben. Nachverhandlungen zu tagesaktuellen Preisen oder zwischenzeitlich verkaufte Ware sind nur zwei Gründe möglicher Verzögerungen.

Abgeschlossene Verträge sorgen für neues, dringend benötigtes Sanitätsmaterial in Deutschland. Allerdings ist die Arbeit der Menschen im BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr noch nicht erledigt. Jetzt folgen die Systempflege und die Lieferverfolgung. Stammdatenteams pflegen alle Daten in das SAP-System ein. Nur wenn diese Daten korrekt gebucht sind, ist eine Vereinnahmung des Materials nach der Lieferung sichergestellt. Gleichzeitig steht man ständig mit den Vertragspartnern in Verbindung und überprüft den Lieferstatus.

Wenn eine Lieferung in einem Bundeswehr-Depot eintrifft, wird das Material durch das Logistik Kommando der Bundeswehr gebucht. Eine entsprechende Meldung wird auch ins BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr an alle beteiligten Stellen gesendet. Trifft zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt keine Lieferung ein, kontaktieren die Vertrags-Spezialisten den Lieferanten und klären die Sachlage.

Die Spinne im Netz

Zur Bewertung der Gesamtsituation benötigen die Leitung des BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr und die verschiedenen Lagezentren des BMVgBundesministerium der Verteidigung und der Bundesregierung aktuelle und klare Lagebilder. Dafür zuständig ist die Zentrale Ansprechstelle Corona im BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr. Hier laufen alle Meldungen ein, die vom sogenannten ZACvZentrale Ansprechstelle Coronavirus zusammengefasst und zu einem großen Lagebild verdichtet werden.

Wesentlich für die Leitung des Hauses ist auch der Überblick über Verdachtsfälle und Erkrankte im Organisationsbereich AINAusrüstung, Informationstechnik und Nutzung.

Major Cliff Ellenberger weist auf die Wichtigkeit des ZACvZentrale Ansprechstelle Coronavirus hin: „Das Aufgabenspektrum ist weit gefasst. Es geht von der individuellen Betreuung von erkrankten Mitarbeitenden bis hin zur unmittelbaren Kommunikation mit dem Lagezentrum des Bundesministeriums für Verteidigung.“

Zusammen mit der Betriebspsychologie betreut das ZACvZentrale Ansprechstelle Coronavirus Betroffene und deren Angehörige. Ämterübergreifend ist man Ansprechstelle für das Kommando Territoriale Aufgaben, den Zentralen Sanitätsdienst der Bundeswehr und für weitere Ämter.

Lange Tage für die Spezialisten

Das Fachpersonal, speziell mit medizinischem Hintergrundwissen ist rar. Unterstützung kommt aus vielen anderen Referaten des Amtes. „Derzeit sind die Tage lang. Eine Kollegin ist alleinerziehende Mutter von zwei Kindern. Sie hat nicht nur ihr komplexes Aufgabenfeld vorbildlich bearbeitet, sie hat gleichzeitig ihre Kinder betreut, die noch Aufgaben aus der Schule zu erledigen hatten!“ so eine der Juristinnen vor Ort. „Die Telefone klingeln im Minutentakt und machen auch vor einem Wochenende oder/und Feiertagen nicht Halt und werden entgegen genommen, denn die Kolleginnen und Kollegen haben zusätzlich Rufbereitschaft.“

Lob von der Präsidentin

 „Wir haben uns bereits Ende Februar intensiv mit allen Aspekten des „Corona-Virus“ auseinandergesetzt und waren zum selben Zeitpunkt mit der Zentralen Ansprechstelle gut aufgestellt“ betont Gabriele Korb, Präsidentin des BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr.

„Als das erste Amtshilfeersuchen Anfang März eintraf, konnten wir mit Hilfe einer aufgestellten Task Force sofort arbeiten.“ Besonders am Herzen liegt ihr die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deren Familien. „Der Spagat zwischen dem Schutz unserer Menschen und den zusätzlichen Aufgaben, aber auch insbesondere der Fortführung unserer originären Aufträge ist nach wie vor herausfordernd. Ich bin sehr stolz, nicht nur auf die im Rahmen der Corona-Krise eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch auf alle Bereiche, die unter den schwierigen Bedingungen ihre Arbeit zuverlässig verrichten“, so Korb.

von Dennis König