Adminimum®- das Projekt gegen Bürokratismus

Bürokratismus gezielt bekämpfen und nachhaltig vermeiden: Das ist das Ziel des Projektes Adminimum®, mit dem so auch die Berufszufriedenheit innerhalb der Bundeswehr gesteigert werden soll. Die Kampagne richtet sich gleichermaßen an administrativ Handelnde wie auch an alle, die mit übermäßiger Bürokratie zu tun haben.

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Was den Anstoß gab

In der Einsatzflottille 1 ist es so wie eigentlich überall in der Bundeswehr. Die Klagen auf allen Ebenen häufen sich und drehen sich immer wieder um ähnliche Ärgernisse: Prozesse dauern zu lange und bringen oft nicht die benötigten Ergebnisse. Zudem werden Akteure bei der Aufgabenerfüllung durch zu viele Zuständigkeiten und Formalitäten behindert. Sowohl die Bearbeitenden als auch die Wartenden sind genervt. Neue Ideen aber werden nicht eingebracht aus Sorge, damit die eigene Kompetenz zu überschreiten, oder „weil es sowieso nichts bringt“. Das soll aus ihrer Sicht so nicht weitergehen.

Die Lösung liegt klar auf der Hand: Übermäßige Bürokratie muss reduziert werden. So banal, wie es klingt, scheint es leider nicht zu sein. Denn es gab immer schon Versuche von Bürokratieabbau, die allerdings ohne nachhaltige Wirkung blieben. Also das Ganze lieber gleich lassen? Wer das denkt, hat den Kampf gegen den Bürokratismus schon verloren!

Den Anstoß für eine vollkommen neue Herangehensweise an das Problemfeld gab der Cyber Innovation Hub der Bundeswehr mit seiner ersten Innovation Challenge. Dabei waren alle Mitarbeitenden der Einsatzflottille 1 aufgefordert, vordringliche Probleme im Dienstalltag aufzuzeigen und an der Lösung mithilfe agiler Methoden mitzuwirken. Das Ergebnis ist so einfach wie effektiv: Adminimum®.

Den Mitarbeitern Werkzeug an die Hand zu geben

„Bürokratie ist unabdingbar, um komplexe Strukturen zu managen. Wenn sie aber überbordet, verkehrt sich der eigentliche Zweck ins Gegenteil – dann wird die Leistungsfähigkeit einer Organisation nicht länger gefördert, sondern vielmehr beeinträchtigt“, schreibt das Projektteam in seinem internen Konzept.

Adminimum® geht es darum, zu verändern und Bürokratismus zu vermeiden – zunächst in der Einsatzflottille 1, im weiteren Verlauf dann auch in anderen Bereichen der Bundeswehr. Adminimum® verfolgt einen doppelten Ansatz: Zum einen die Akteure – also Menschen, die administrativ handeln – für das Problem zu sensibilisieren und deren Selbstreflexion zu stärken. So werden sie animiert, sich auf das unabdingbare Maß an Bürokratie zu beschränken. Zum anderen stimuliert Adminimum® alle, die von Bürokratismus betroffen sind – und das ist in der Bundeswehr letztlich jeder –, aktiv dazu beizutragen, Bürokratismus abzubauen. Ein einfaches Prüfschema und eingängige Prinzipien geben beiden Zielgruppen dazu eine effektive Hilfestellung.

Das Projektteam hat ein ausgeklügeltes Medienkonzept erstellt, um die Idee zu verbreiten. Priorität ist dabei, möglichst zahlreiche Anwenderinnen und Anwender zu gewinnen. Eigens gefertigte Videos, Plakate und Handzettel schaffen also Aufmerksamkeit, bevor es an die Umsetzung geht.
Das Projekt ist Teil der Empowerment-Bewegung in der Bundeswehr, die die „Hilfe zur Selbsthilfe“ fördert. Allen Beteiligten soll so mehr Handlungsspielraum am Arbeitsplatz ermöglicht werden.

Schritt für Schritt in die Zukunft

Ab Ende dem ersten Halbjahr 2022 wird Adminimum® in der Einsatzflottille 1 mit ihren Verbänden als tägliche Handlungsempfehlung in den Dienst übernommen. Es wird dort eine „aus der Truppe kommende“ Ergänzung zu dem vom Ministerium angestrebten Empowerment darstellen. Oberstes Ziel beider Programme: die Bundeswehr mithilfe von „Schwarmintelligenz“ handlungsfähiger zu machen.

Das Adminimum® Team möchte mit seinem Projekt Soldatinnen und Soldaten wie auch das Zivilpersonal aller Dienstgradgruppen in sämtlichen Bereichen ansprechen und motivieren, dem Motto „Weniger ist mehr!“ zu folgen.

Flankierend gibt es agile Labore, in denen Betroffene und Zuständige gemeinsam an Lösungen zur Vermeidung von Bürokratismus arbeiten.

Zum Wohle der Wissenschaft

Die Anwendung von Adminimum® in der Einsatzflottille 1 wird wissenschaftlich begleitet. Das Team von founders@unibw unter der Leitung von Frau Prof. Dr. Rafaela Kraus misst dazu mehrfach mit Umfragen und Interviews das subjektive Empfinden der Teilnehmenden und Nutzenden. So wird nach dem Gefühl der Eigenständigkeit am Arbeitsplatz und dem Vertrauenslevel zur übergeordneten Führung ebenso gefragt wie zur Einstellung zu Veränderungen allgemein und zu Empowerment im Speziellen.

Nach Auswertung der Ergebnisse erhofft sich das Team die Beantwortung folgender Fragen: Auf welchen Wegen erreicht Adminimum® die Betroffenen am besten? Wie schnell wirkt das System in der Truppe? Welche Durchsetzungschancen hat es für die Zukunft? Das Projektteam abschließend: „Jeder Beitrag zur Entbürokratisierung der Bundeswehr zählt — von Betroffenen wie auch Zuständigen. Je mehr Adminimum® anwenden, desto größer werden die Effekte für uns alle!“